1.    Pengertian analisis SWOT  untuk Perusahaan

Analisis SWOT adalah indikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Stengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).

Proses pengambilan keputusan strategi organisasi selalu berkaitan dengan pengambilan misi, tujuan, strategi dan kebijakan organisasi. Dengan demikian perencanaan strategi harus menganalisis faktor-faktor yang dihadapi suatu organisasi tentang kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam kondisi yang ada pada saat ini.

Berikut saya lampirkan pengertiannya menurut salah satu pakar SWOT Indonesia, yaitu Fredy Rangkuti. Kurang lebih seperti ini :

“Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman”.

Analisa SWOT memungkinkan organisasi memformulasikan dan mengimplementasikan strategi utama sebagai tahap lanjut pelaksanaan dan tujuan organiasasi, dalam analisa SWOT informasi dikumpulkan dan dianalisa. Hasil analisa dapat menyebabkan dilakukan perubahan pada misi, tujuan, kebijaksanaan, atau strategi yang sedang berjalan. 

Dalam penyusunan suatu rencana yang baik, perlu diketahui daya dan dana yang dimiliki pada saat akan memulai usaha, mengetahui segala unsur kekuatan yang dimiliki, maupun segala kelemahan yang ada. Data yang terkumpul mengenai faktor-faktor internal tersebut merupakan potensi di dalam melaksanakan usaha yang direncanakan. Dilain pihak perlu diperhatikan faktor-faktor eksternal yang akan dihadapi yaitu peluang-peluang atau kesempatan yang ada atau yang diperhatikan akan timbul dan ancaman atau hambatan yang diperkirakan akan muncul dan mempengaruhi usaha yang dilakukan.

Dapat disimpulkan bahwa analisis SWOT adalah perkembangan hubungan atau interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Didalam penelitian analisis SWOT kita ingin memproleh hasil berupa kesimpulan-kesimpulan berdasarkan ke-4 faktor dimuka yang sebelumnya telah dianalisa.

2.    Tujuan, Manfaat dan Fungsi Analisis SWOT.

Tujuan utama perencanaan strategi adalah untuk memperoleh keunggulan bersaing dan memiliki produk yang sesuai dengan keinginan konsumen dan dukungan yang optimal dari sumber daya yang ada.

a.    Tujuan Analisis SWOT

Analisis SWOT mengarahkan analisis strategi dengan cara memfokuskan perhatian pada kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities) dan ancaman (threats) yang merupakan hal yang kritis bagi keberhasilan perusahaan. Maka perlunya identifikasi terhadap peluang dan ancaman yang dihadapi serta kekutan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan melalui telaah terhadap lingkungan usaha dan potensi sumber daya perusahaan dalam menetapkan sasaran dan merumuskan strategi perusahaan yang realistis dalam mewujudkan misi dan visinya.

Maka tujuan analisis SWOT pada perusahaan adalah untuk membenarkan  faktor-faktor internal dan eksternal perusahaan yang telah dianalisis. Apabila terdapat kesalahan, agar perusahaan itu berjalan dengan baik maka perusahan itu harus mengolah untuk mempertahankan serta memanfaatkan peluang yang ada secara baik begitu juga pihak perusahaan harus mengetahui kelemahan yang dihadapi agar menjadi kekuatan serta mengatasi ancaman menjadi peluang.

b.  Manfaat Analisis SWOT

Analisis SWOT bermanfaat apabila telah secara jelas ditentukan dalam bisnis apa perusahaan beroprasi, dan arah mana perusahaan menuju ke masa depan serta ukuran apa saja yang digunakan untuk menilai keberhasilan manajemen dalam menjalankan misinya dan mewujudkan visinya. Manfaat dari analisis SWOT adalah merupakan strategi bagi para stakeholder untuk menetapkan sarana-sarana saat ini atau kedepan terhadap kualitas internal maupun eksternal.

c.    Fungsi Analisis SWOT

Ketika suatu perusahan mengorbitkan suatu produk tentunya pasti telah mengalami proses penganalisaan terlebih dahulu oleh tim teknis corporate plan (Rencana Perusahaan). Sebagian dari pekerjaan perencanaan strategi terfokus kepada apakah perusahaan mempunyai sumber daya dan kapabilitas memadai untuk menjalankan misinya dan mewujudkan visinya. Pengenalan akan kekuatan yang dimiliki akan membantu perusahaan untuk tetap menaruh perhatian dan melihat peluang-peluang baru. Sedangkan penilaian yang jujur terhadap kelemahan-kelemahan yang ada akan memberikan bobot realisme pada rencana-rencana yang akan dibuat perusahaan.

Maka, fungsi dari analisis SWOT adalah untuk menganalisa mengenai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi internal perusahaan, serta analisa mengenai peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi eksternal perusahaan.

3.      Penjelasan dari masing-masing SWOT , sebagai berikut:

a.      Strengths (kekuatan) adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini. Strenght ini bersifat internal dari organisasi atau sebuah program.

Contoh

-          Kalau dalam kebijakan adalah karena ada Undang Undang dan peraturan lainya.

-          Dalam penelitian adalah peneliti mampu melakukan penelitian ini karena dengan sedikit pekerjaannya.

-          Mampu melakukan tugas karena memiliki atau mempunyai banyak waktu.

-          Peneliti utama  mempunyai reputasi sangat baik diantara komunitas kebijakan

-          Direktur organisasi mempunyai hubungan baik dengan Kementrian

b.      Weaknesses (Kelemahan) adalah kegiatan-kegiatan organisasi yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan itu terkadang lebih mudah dilihat daripada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada.

Contoh

-          Kalau dalam mendirikan sekolah, masyarakat disekitar sekolah kurang mampu

-          Dalam organisasi, aktifitas organisasi belum terlalu dikenal oleh instansi atau unit lainnya

-          Dikantor mempunyai sedikit karyawan dengan keahlian rendah di banyak bidang

-          Diperusahaan,  rentan menghadapi situasi bila karyawan sakit atau keluar

c.       Opportunity (kesempatan) adalah faktor positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan kesempatan bagi organisasi atau program kita untuk memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa juga berupa respon masyarakat atau isu yang sedang diangkat.

Contoh

-          Banyak dukungan dari praktisi pendidikan

-          Pemerintah menyatakan bahwa mereka akan mendengarkan suara LSM lokal

-          LSM lainnya dari wilayah kami akan mendukung kami

d.      Threat (ancaman) adalah factor negative dari lingkungan yang memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah organisasi dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk kontroversi atau out of stream (melawan arus) namun pada kenyataannya organisasi tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang.

Contoh

-       Mendirikkan sekolah karena ada permintaan dari masyarakat untuk membendung kemaksiatan

-       Apa laporan yang terlalu sensitif secara politis sehingga mengancam keberlanjutan pendidikan

-       Ada dana dari sponsor?

-       Ada banyak bukti berlawanan yang dapat digunakan untuk mendiskreditkan penelitian kami dan dengan demikian organisasi kami juga akan didiskreditkan

4.    Peran Analisis Swot dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan

Analisis SWOT secara sederhana  dapat dipahami sebagai pengujian terhadap kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi, serta kesempatan dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan (http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/09/05/)

 Jika analisis swot digunakan, maka dimungkinkan bagi sebuah sekolah  untuk mendapatkan sebuah gambaran menyeluruh mengenai situasi sekolah itu
dalam hubungannya dengan masyarakat, lembaga-lembaga pendidikan yang lain, dan lapangan industri yang akan dimasuki oleh murid-muridnya. Sedangkan pemahaman mengenai faktor-faktor eksternal, (terdiri atas ancaman dan kesempatan), yang digabungkan dengan suatu pengujian mengenai kekuatan dan kelemahan akan membantu dalam mengembangkan sebuah visi tentang masa depan. Prakiraan seperti ini diterapkan dengan mulai membuat program yang kompeten atau mengganti program-program yang tidak relevan serta berlebihan dengan program yang lebih inovatif dan relevan.

Faktor eksternal adalah faktor lingkungan luar pendidikan baik langsung maupun tidak langsung. Faktor eksternal ini dapat berdampak positif ataupun negatif bagi pendidikan, artinya ada yang memberikan peluang dan sebaliknya ada yang memberikan ancaman. Faktor internal adalah lingkungan yang berada dari dalam pendidikan itu sendiri. Faktor inilah yang menunjukkan adanya kekuatan atau kelemahan pendidikan itu sendiri, baik yang sudah lampau, kini maupun yang akan datang.

a.      Beberapa contoh lingkungan internal lembaga pendidikan;

1)      tenaga kependidikan dan staf adminstrasi.

2)      Ruang kelas, laboratorium, dan fasilitas sarana dan prasarana lingkungan belajar.

3)      Siswa yang ada.

4)      Anggaran operasional.

5)      Program riset dan pengembangan iptek.

6)      Organisasi atau dewan lainnya dalam sekolah.

b.      Beberapa contoh lingkungan eksternal lembaga pendidikan :

a)      Tempat kerja yang prospektif bagi lulusan

b)      Orang tua dan keluarga siswa

c)      lembaga pendidikan pesaing lainnya

d)      Sekolah /lembaga tinggi sebagai persiapan lanjutan

e)      Demografi sosial dan ekonomi penduduk

f)       Badan-badan penyandang dana

Penafsiran kekuatan dan kelemahan dapat dilakukan melalui survey, kelompok-kelompok fokus, wawancara dengan murid dan alumni, dan sumber-sumber lain yang dapat dipercaya. Begitu kelemahan dan kekuatan tergambar, maka akan memungkinkan untuk mengkonfirmasi item-item  tersebut.  Gambaran eksternal bersifat komplementer terhadap self-study internal (belajar mandiri)  di dalam analisis SWOT. Pengaruh-pengaruh nasional dan regional seperti masalah-masalah lokal dan negara adalah yang paling penting dalam memutuskan program baru apa saja yang perlu ditambah atau program yang sudah ada dan perlu dimodifikasi atau diganti.

5. Jenis-Jenis Analisi SWOT

a.    Model Kuantitatif

Sebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W, serta O dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S), harus selalu memiliki satu pasangan Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath (T).

 Kemudian setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing -masing subkomponen, dimana satu subkomponen dibandingkan dengan subkomponen yang lain dalam komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Subkomponen yang lebih menentukan dalam jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian.

b.    Model Kualitatif

Urutan dalam membuat Analisa SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan subkomponen dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap subkomponen S memiliki pasangan subkomponen W, dan satu subkomponen O memiliki pasangan satu subkomponen T, maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi.

Sebagai alat analisa, analisis SWOT berfungsi sebagai panduan pembuatan peta. Ketika telah berhasil membuat peta, langkah tidak boleh berhenti karena peta tidak menunjukkan kemana harus pergi, tetapi peta dapat menggambarkan banyak jalan yang dapat ditempuh jika ingin mencapai tujuan tertentu. Peta baru akan berguna jika tujuan telah ditetapkan.

c.    Visi

Langkah awal dalam perumusan strategi (Strategy Formulation) adalah penetapan visi. Visi merupakan gambaran tentang masa depan (future) yang realistic dan ingin diwujudkan dalam kurun waktu tertentu . Visi harus dapat memberi kepekaan yang kuat tentang area focus bisnis. Hal ini lebih lanjut diungkapkan oleh Hax dan Majluf dalam Akdon (2007 : 95), bahwa visi adalah pernyataan yang merupakan sarana untuk:

1)        Mengkomunikasikan alasan keberadaan organisasi dalam arti tujuan dan tugas pokok.

2)        Memperlihatkan framework (kerangka) hubungan antara organisasi dengan stakeholders (sumber daya manusia organisasi, konsumen/citizen, pihak lain yang terkait).

3)        Menyatakan sasaran utama kinerja organisasi dalam arti pertumbuhan dan perkembangan.

Pernyataan visi perlu diekspresikan dengan baik agar mampu menjadi tema yang mempersatukan semua unit dalam organisasi, menjadi media komunikasi dan motivasi semua pihak, serta sebagai sumber kreativitas dan inovasi organisasi.  Kriteria-kriteria pembuatan visi meliputi:

1)        Visi bukanlah fakta, tetapi gambaran pandangan idial masa depan yang ingin diwujudkan.

2)        Visi dapat memberikan arahan mendorong anggota organisasi untuk menunjukkan kinerja yang baik.

3)        Dapat menimbulkan inspirasi dan siap menghadapi tantangan.

4)        Gambaran yang realistik dan kredibel dengan masa depan yang menarik.

5)        Sifatnya tidak statis dan tidak untuk selamanya.

Suatu visi akan menjadi realistik, dapat dipercaya, menyakinkan, serta mengandung daya tarik, maka dalam proses pembuatannya perlu melibatkan semua stakeholders. Selain keterlibatan semua pihak, visi perlu secara intensif dikomunikasikan kesemua anggota organisasi sehingga mereka merasa sebagai pemilik visi tersebut. Selain itu visi dibuat dalam kalimat yang singkat agar mudah diingat dan dijadikan komitmen

Contoh Visi:

MENJADIKAN SMK PLUS NEGERI 1 DENPASAR SEBAGAI SEKOLAH BERTARAF INTERNASIONAL YANG BERWAWASAN LINGKUNGAN TAHUN 2013

Indikator:

1)      Unggul dalam disiplin

2)      Unggul dalam keagamaan/berakhlak mulia

3)      Unggul dalam KBM

4)      Unggul dalam perolehan Ujian Nasional (UN) dan Ujian SEkolah (US) (output)

5)      Unggul dalam memenangkan persaingan UMPTN (Outcome)

6)      Unggul dalam Lomba Karya Ilmiah Remaja

7)      Unggul dalam lomba Olimpiade Sains

8)      Unggul dalam Lomba Kreatifitas Siswa

9)      Unggul dalam Penguasaan Bahasa Inggris

10)  Unggul dalam Penguasaan Teknologi Informasi

d.    Misi

Visi yang telah kita peroleh harus kita terjemahkan kedalam guidelines (pedoman) yang lebih pragmatis  (realistis) dan kongkrit yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan strategi dan aktivitas dalam organisasi. Untuk hal itu dibutuhkan misi. Pernyataan dalam misi lebih tajam dan lebih detail jika dibandingkan dengan visi. Misi adalah pernyataan mengenai hal-hal yang harus dicapai oleh organisasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan di masa yang akan datang. Pernyataan misi mencerminkan tentang segala sesuatu penjelasan yang akan ditawarkan yang sangat diperlukan oleh masyarakat untuk pencapaian misi.

  Pernyataan misi memperlihatkan tugas utama yang harus dilakukan organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam pernyataan misi terkandung definisi yang jelas tentang pekerjaan atau tugas pokok yang diemban suatu organisasi dan yang diinginkan dalam kurun waktu tertentu. Pernyataan misi menunjukkan dengan jelas arti penting eksistensi organisasi, karena misi mewakili alasan dasar untuk berdirinya organisasi. Banyak organisasi gagal karena pernyataan misi yang dirumuskan hanya memperhatikan kepentingan dirinya sendiri dan mengabaikan kepentingan masyarakat pelanggan maupun stakeholder. Oleh karena itu, misi harus jelas menyatakan kepedulian organisasi terhadap kepentingan pelanggan.

Pernyataan misi harus:

1)   Menunjukkan secara jelas mengenai apa yang hendak dicapai oleh organisasi dan bidang kegiatan utama dari organisasi yang bersangkutan.

2)   Secara eksplisit mengandung apa yang harus dilakukan untuk mencapainya.

3)   Mengandung partisipasi masyarakat luas terhadap perkembangan bidang utama yang digeluti organisasi tersebut.

Pernyataan misi yang jelas akan memberi arahan jangka panjang sehingga memberikan stabilitas manajemen dan kepemimpinan organisasi. Misi berubah apabila kehendak organisasi berubah atau karena adanya validasi langkah/komponen manajemen strategik yang lain. Pernyataan misi mencerminkan tentang segala sesuatu untuk mencapai visi.

Kriteria pembuatan misi meliputi:

1)   Penjelasan tentang bisnis/produk atau layanan yang ditawarkan yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat.

2)   Harus jelas memiliki sasaran publik yang akan dilayani.

3)   Kualitas produk dan pelayanan yang ditawarkan memiliki daya saing yang meyakinkan masyarakat.

4)   penjelasan aspirasi bisnis yang diinginkan pada masa datang juga manfaat dan keuntungan bagi masyarakat dengan produk dan pelayanan yang tersedia.

Contoh Misi:

1)      Menerapkan disiplin tinggi dalam segala kegiatan

2)      Menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran agama yang dianut dan budaya bangsa

3)      Menerapkan pelaksanaan evaluasi atau penilaian hasil belajar secara konsisten dan berkesinambungan

4)      Mengoptimalkan pembinaan dalam pembuatan karya tulis ilmiah

5)      Mengoptimalkan pembinaan secara insentif guna menghadapi persaingan dalam era globalisasi

6)      Menerapkan penggunaan bahasa Inggris dalam komunikasi antar warga sekolah

7)      Mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi

8)      Memanfaatkan lingkungan hidup sebagai media pembelajaran

e.    Tujuan

 Dalam kerangka pikir manajemen strategik, tujuan harus merupakan target-target yang bersifat kuantitatif dari suatu organisasi. Pencapaian tujuan merupakan ukuran dari keberhasilan kinerja faktor-faktor kunci keberhasilan suatu organisasi. Oleh karena itu tujuan merupakan bagian integral dalam sistem strategi managemen yang didalamnya mengandung usaha untuk melaksanakan suatu tindakan. Untuk itu tujuan harus menegaskan tentang apa (what) yang secara khusus harus dicapai dan kapan (when). Pencapain tujuan dapat menjadi tolak ukur untuk menilai kinerja organisasi.

  Tujuan organisasi pada dasarnya untuk jangka panjang yang harus diselesaikan selama waktu itu dan akan mengarahkan kinerja harian organisasi.

Kriteria Tujuan:

1)   Tujuan harus serasi dan mengklarifikasikan visi dan misi.

2)   Pencapaian tujuan akan dapat memenuhi atau berkontribusi memenuhi misi, program dan sub program organisasi.

3)   Tujuan akan menjangkau hasil-hasil penilaian lingkungan internal/eksternal dan yang diprioritaskan serta mungkin dikembangkan dalam merespon isu-isu strategic.

4)   Tujuan cenderung tidak berubah kecuali terjadi penggeseran lingkungan atau dalam hal isu strategic hasil yang diinginkan telah tercapai.

5)   Tujuan biasanya secara relative berjangka panjang, yaitu sekurang-kurangnya tiga tahun atau lebih.

6)   Tujuan harus mengatasi kesenjangan antara tingkat pelayanan saat ini dengan yang diinginkan.

7)   Tujuan mengambarkan hasil program.

8)   Tujuan menggambarkan arah yang jelas dari organisasi, program dan sub program, tetapi belum menetapkan ukuran-ukuran spesifik atau strategi.

9)   Tujuan harus menantang.

f.     Program Kerja

 Selanjutnya, setelah sasaran/tujuan telah ditentukan barulah dirumuskan program kerja. Program ini dapat dijabarkan targetnya, segmentasinya dan strategi aksi yang akan digunakan.  Sebuah program kerja dapat dikatakan sebagai sebuah program yang lengkap apabila telah mampu menerangkan visi, misi, tujuan serta gambaran pelaksanaan yang berupa target, segmentasi dan strategi aksi yang dipilih.

Pelaksanaan akan diikuti dengan proses evaluasi. Yang digarisbawahi disini adalah peran analisa SWOT dalam melakukan penilaian kesesuaian konsep dan pelaksanaan program saat program berjalan maupun di akhir program sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan penilaian yang obyektif dan berkesinambungan.